Sistema de comunicação: veja como organizar o fluxo de ligações

Linhas telefônicas sempre ocupadas? Problemas para conectar a máquina do cartão? Conta de telefone ‘nas alturas’ no final do mês? Para as empresas, organizar o fluxo diário de ligações sem que isso interfira na produtividade nem sempre é tarefa fácil. Ter um bom sistema de comunicação pode ajudar a melhorar o gerenciamento de chamadas e as centrais telefônicas são grandes aliadas nesse processo.

Até porque, a telefonia sempre teve e ainda tem um papel fundamental no contato entre empresas e clientes. Mesmo hoje, com novas ferramentas digitais e smartphones, a comunicação ainda passa pelo telefone fixo. Dados da Anatel (Agência Nacional de Telecomunicações) mostram que no Brasil há 41,2 milhões de telefones fixos, que estão presentes em pelo menos 60% dos domicílios brasileiros.

Então, se você tem dificuldades com o sistema de comunicação na sua empresa, veja como funcionam e quais as vantagens de instalar uma central telefônica.

As centrais telefônicas otimizam o sistema de comunicação

As centrais telefônicas são equipamentos que aperfeiçoam o sistema de comunicação, melhorando o atendimento e a comunicação das empresas, permitindo maior organização no ambiente profissional. Ao instalar o dispositivo, o estabelecimento consegue dar um destino correto às ligações, implantando um ramal por setor, ou ainda otimizar o trabalho, realizando chamadas simultâneas, por exemplo.

A principal função das centrais telefônicas é interligar ramais e linhas, sejam analógicos e/ou digitais. A central permite que uma única linha telefônica tenha ramais internos, inclusive sem fio (em média 5), distribuindo as ligações para estes telefones adicionais com sigilo total entre as ligações – não é possível ouvir uma ligação que estiver em andamento em outro ponto. Isso possibilita maior eficiência e rapidez na comunicação e economia, já que elimina a necessidade de várias linhas telefônicas em um mesmo local.

Ainda é possível realizar a discagem e a chamada para os ramais internos, assim como a transferência de ligações entre eles. Ao mesmo tempo, a conexão com linhas externas é mantida, ou seja, é possível realizar chamadas normalmente para linhas telefônicas fixas.

As vantagens das centrais telefônicas

• Facilidade de instalação – não é preciso realizar mudanças na estrutura física, como quebrar paredes ou utilizar mais fios. Para ramais adicionais, basta plugar o aparelho em qualquer tomada e realizar uma rápida configuração no menu do telefone-base;
• Transferência de chamadas – ao atender uma ligação, é possível transferir a chamada para qualquer outro ramal, já dando a correta destinação da chamada ao responsável pelo atendimento;
• Função Siga-me – permite atender as ligações do seu ramal fora da empresa/escritório, em números pré-programados de celulares ou outros fixos;
• Possibilidade de ramais – a empresa pode ter ramais fixos e sem fio (ligados apenas na energia), que comunicam-se entre si sem custos adicionais na conta telefônica;
• Interligação de duas linhas – com duas linhas é possível escolher planos de até duas operadoras diferentes, de acordo com as necessidades da empresa;
• Economia nas ligações – a central seleciona a melhor linha (operadora ou plano) para cada tipo de chamada, escolhendo a opção mais em conta para economizar no final do mês. Além disso, os ramais falam entre si sem custos;
• Chamadas em conferência – fale com mais pessoas (até 3, geralmente) em uma mesma ligação e de forma simultânea.

Solução para o sistema de comunicação de micro e pequenas empresas

O MiniCom é um produto da Intelbras, desenvolvido especialmente para ajudar micro e pequenos negócios a melhorar o sistema de comunicação e economizar com as ligações. O equipamento possui as funções de uma central telefônica com as facilidades de instalação dos telefones comuns: basta conectar os cabos das linhas telefônicas nas posições indicadas e ligar a base do telefone sem fio em uma tomada de energia. Pronto, a central telefônica está funcionando!

Sua empresa terá à disposição 2 ramais fixos e até outros 5 ramais sem fio, além da possibilidade de utilizar máquina de cartão como um ramal, só ocupando a linha telefônica quando estiver em uso.

São duas soluções oferecidas, o MiniCom Slim e o MiniCom Plus:

• Slim – proporciona facilidade com um pequeno investimento. O kit vem com um MiniCom, em que você pode ligar uma linha telefônica, mais um ramal sem fio.
• Plus – tem as mesmas facilidades do Slim, mas o kit acompanha um porteiro eletrônico com controle de acesso pelo telefone – o porteiro toca no seu ramal, permitindo que você atenda, converse com os visitantes e abra o portão diretamente pelo telefone -, além de um terminal executivo (com fio) que ajuda a melhorar a gestão das chamadas.